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Gestione fatture con nBill Lite

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nBill Lite è una versione free del componente nBill che permette di emettere e gestire fatture, inviabili poi tramite posta elettronica ai clienti e pagabili on-line da questi ultimi.

Il componente consente di creare i record relativi ai clienti - anche utilizzando gli Utenti registrati in joomla - e ai tipi prodotto/servizio (articoli), utilizzandoli successivamente per creare, archiviare e inviare, via email, fatture personalizzabili che possono essere pagate online con PayPal - anche dallo smartphone mediante scansione dell'apposito codice QR.

Gli incassi dei pagamenti on line possono essere registrati anche automaticamente.

Installazione

Il file per l’installazione del componente è reperibile in: https://www.nbill.co.uk/lite/ e quello per la traduzione in: https://www.nbill.co.uk/downloads/language-packs.

I file della traduzione non devono essere installati nella consueta sezione del menu principale di Jommla (Esrensioni/Gestione Estensioni) ma in quella del componente raggiungibile al seguente percorso: componenti/nBill lite/estensioni/Installazione estensioni. Essi vengono posti nella cartella: \administrator\components\com_nbill\language\it-IT.

1language

Tali file hanno dei nomi esplicativi che aiutano ad orientare nella ricerca delle costanti e dei valori per una eventuale modifica di questi ultimi.

Per la disinstallazione del componente, oltre ad utilizzare la voce Estensioni/ Gestione estensioni di Joomla, al fine di cancellare anche le tabelle del database nBill occorre andare nella cartella Componenti/nBill Light/Configurazione/Configuratione/Globale selezionare il tab “Advanced”' e quindi fare clic sul pulsante “Cancella tabelle”.

2cancellaDB

Ovviamente ciò non deve essere fatto se si vuole l'aggiornamento alla versione più recente mantenendo intatti tutti i dati.

Perchè il componente possa assolvere alla funzione di produrre, scaricare e inviare le fatture anche in formato pdf è necessario installare il generatore di pdf dompdf che può essere scaricato, in formato zip, da dompdf.
Successivamente si crea la seguente cartella nel sito: /components/com_nbill/dompdf/ dove si estrarrà il contenuto del file zip scaricato.

In tal modo si renderà disponibile il pulsante Anteprima PDF nella lista fatture nell’area amministrativa del componente.

Menu di nBill Lite

Per accedere al componente nBill, dopo averlo installato, basta andare su Component/nBill nel menu principale di Joomla.

Viene visualizzato il menu del componente con già selezionata la prima voce (Dashboard)

4menu

Dashboard

5dashboard

Cliccando sull'icona forma di ingranaggio nella parte superiore della pagina  si apre la finestra della seguente figura, che consente di selezionare e personalizzare a piacimento i widget (mini finestre di contenuti) che appaiono sul dashboard.

L’icona a forma di salvagente visualizza un utile help in linea sia quì che in tutte in tutte la parti del componente.

6dashboard1

Ci sono visualizzati quattro tipi di widget: html, sales_graph, sales_graph, e links.

A sua volta ciascun widget ha una propria icona ingranaggio nell'angolo in alto a destra, che consente di controllarne l'output.

Le opzioni disponibili per ciascun widget dipendono dal suo tipo, ma tutti hanno le impostazioni per il titolo, la larghezza e l'altezza.

Configurazione

Comprende le seguenti voci:Configurazione globale, Valute, Società, Imposte, Importa/Esporta e Translation.

Configurazione globale

Le impostazioni di questa pagina riguardano l'intero sistema e quindi occorre prestare la massima attenzione. Per la maggior parte delle voci i valori definiti quì di default potranno poi essere comunque personalizzati.

Le opzioni sono però molto intuitive e ciascuna è fornita di un help in linea.

Vi sono due tab: Basic ed Avanced

Basic

è importante:

  • non disabilitare l’invio delle email col sito in servizio (può essere utile disabilitarlo durante le prove)
  • Scegliere la modalità di invio delle fatture (per es. pdf). Il testo che va nei messaggi di posta elettronica viene memorizzata nel file di lingua: administrator / components / com_nbill / lingua / it-IT / email.en-GB.php
  • Configurare la modalità SSL se è stata prevista.

7configurazionebasic

Advanced

nella maggior parte dei casi si può lasciare tutto inalterato. Controllare che:

  • il gruppo di Utenti di default sia Registered, se è questo che si vuole
  • Settare Edit Products Within Documents su si se si vuole poter variare liberamente nelle schede il codice Sku (Stock Keeping Unit) quando si inseriscono i prodotti.

8configurazioneadvanced

Valute

E’ possibile quì definire le valute da utilizzare. Per accedere basta selezionare Configurazione-> Valute dal menu nBill .

Viene mostrato l'elenco delle valute che sono definite nel sistema per impostazione predefinita: dollari USA, dollari canadesi, euro e sterline inglesi.

9valute

È possibile aggiungere altre valute o eliminare le esistenti, se non vengono utilizzate.

Per creare un nuovo record di valuta cliccare sul pulsante 'Nuovo' (icona col segno +) della barra degli strumenti.

Per modificare un record di valuta esistente, è possibile selezionare la casella accanto al record e fare clic sul pulsante della barra degli strumenti “Modifica”, o semplicemente sul nome della valuta.

Questo porterà all’editor di valuta che, al solito, ha due tab basic e advanced, come nella gran parte delle altre pagine del componente.

10valutabasic

11calutaadvanced

Società

Per accedere all'elenco delle società, selezionare Configurazione-> Società
Le informazioni sulle società che forniscono i prodotti/servizi sono memorizzatenei record visualizzate in questa voce.

Ogni società (è necessario che c'è ne sia almeno una: quella predefinita) emette le proprie fatture che sono completamente tenute separate nel database da quelle delle altre; un cliente invece può ricevere fatture da diverse società.

Per impostazione predefinita è fornita una sola società, per cui si dovrà subito provvederà sostituirla con una effettiva di default e aggiungere le eventuali altre ( per es. il caso di un contabile che lavora per altre società comporta la gestione contemporanea di queste). Ci deve essere pertanto sempre almeno un record e per cui non e' consentito eliminare l'ultimo.

12societa

Cliccando su una società si accede alla pagina di modifica che contiene le opzioni che regolano tutte le sue attività, suddivise nei due soliti tab basic ed avanced:

13societabasic

14societaadvanced

Infine le seguenti voci:

Imposte

serve a configurare l'IVA
Importa/esporta per importare ed esportare i dati dei clienti nel formato csv e
Translation per i siti multilingua,
richiedono dati autoesplicativi

Interfaccia

Comprende le seguenti voci: Opzioni di visualizzazione, Campi profilo Cliente, Gateway di pagamento

Opzioni di visualizzazione

Servono per configurare la visualizzazione del front end  da parte del cliente. Sono suddivise in tre tab: Gestione cliente, Profilo e Fatture

Gestione cliente contiene le opzioni di carattere generale

Campi profilo Cliente per scegliere quali campi del profilo cliente debbano essere visualizzati nel front end

Gateway di pagamento contiene l'elenco dei gateway di pagamento. Di default c'è solo PayPal.

Fatturazione

Comprende le voci: Contatti, Clienti, Articoli, Fatture e Note di Credito

Contatti

contiene l’elenco dei contatti memorizzati in nBill Lite.

15contatti

Ciascun contatto ha i propri dettagli

16dettaglicontatto

Clienti

Analogamente per i clienti, tipicamente coincidenti con Utenti registrati in joomla. Per ognuno di essi è possibile visualizzare le fatture ricevute e impostare la creazione di una nuova fattura. Nella pagina di modifica dei clienti è possibile inserire, oltre a quelli provenienti dalla registrazione di joomla, altri dati fra cui l’indirizzo di fatturazione (Billing Address) e quello di consegna (Shipping Address)

Articoli

Con la stessa struttura di tutte le altre voci si inseriscono gli articoli che saranno oggetto delle fatture.

Fatture

Contiene l’elenco delle fatture create agendo dal menu Clienti o facendo aggiungi in questo menu.

Contiene delle icone che forniscono

  • l’anteprima della fattura in html
  • l’anteprima della fattura in pdf
  • la nota di consegna il link per una nuova nota di credito
  • il segno che la fattura è stata pagata
  • il flag per indicare se per la fattura è stata inviata l’email,
  • un link per inviarla

17fatture

Ogni fattura ha tre tab da compilare:
Basic: contenete i dati dal cliente autocompilati ma che è possibile variare



Advanced: Contiene i dati della fattura, del suo stato e della configurazione delle email.



Jump to line item conduce alla lista dei prodotti per personalizzarli.


Note di credito

Contiene l'elenco delle Note di credito con la stessa struttura di tutti i dati precedenti

Contabilità contiene la voce Ricavi

Ricavi
Contiene l’elenco delle ricevute dei pagamenti effettuati sia quelli con Paypal, che si registrano automaticamente, sia quelli inseriti manualmente perchè i pagamenti sono avvenuti in altro modo.

Estensioni

Contiene le voci :Installazione estensioni e Funzioni Paypal

Installazione estensioni

E' la parte dedicata all'installazione delle estensioni

Funzioni PayPal

Contiene le impostazioni per rendere funzionante il pagamento con Pay Pal.
Cliccando sul pulsante paypal setting si ha la possibilità di inserire di Paypal per la Società predefinita compreso quelli per il funzionamento in Sandbox

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